第一章 总则
第一条 为适应学院建设和发展的需要，使学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，参照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 院办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院行政公文处理工作，指导学院各部门的公文处理工作业务。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家有关保密的法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全；必须发扬认真负责、严谨细致的作风。
第二章 公文种类
第四条 我院公文种类主要有：
（一）决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定 适用于对重要事项做出决策和安排。
（三）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通告 适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（五）通知 适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求有关单位办理、执行或者周知的事项。
（六）通报 适用于传达重要精神、交流重要情况、表彰先进、批评错误等事项。
（七）报告 适用于向上级单位汇报工作、反映情况，答复上级单位的询问。
（八）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复 适用于答复下级单位的请示。
（十）规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函 适用于商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的业务部门请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要 适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第五条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、发文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
(一)秘密等级 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。密级和保密期限之间用“★”隔开。
(二)紧急程序 凡对送达和办理有时限要求的公文，应标明紧急程度“急件”、“特急”等字样。
(三)发文机关标识 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。
(四)发文字号 包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)签发人 向上行文需标识签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题 应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七)主送机关 指公文的主要受理机关，应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称。
(八)正文 公文的主体，用来表述公文的内容。
(九)附件说明 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
(十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
(十一)成文日期 公文成文日期以负责人签发或会议通过的日期为准；联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)附注 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十三)主题词 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十四)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十五)文字从左至右横写、横排。公文缮印用字应规范化。一般主标题使用2号宋体，副标题使用3号楷体，正文使用3号仿宋体字。
第六条 学院的各类行政公文一律采用国际标准的a4型纸(210mm×297mm)，左侧装订。
第四章 行文规则
第七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第八条 学院内设机构除办公室（党办、院办）外不得对外正式行文。
第九条 向院内机构的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第十一条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十二条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十三条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。
(四) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(七) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(八) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十四条 学院行政部门需要以学院或者院办的名义行文或批转的行政公文，由有关业务主管部门代拟文稿。内容涉及其他部门凯发k8网页登录的业务范围的，应由院办送相关部门会稿。
第十五条 文稿在送院领导签发前应进行核稿。由拟稿部门负责人填写公文处理单并在“拟稿”栏签字；文稿送至院办审核前，部门负责人应先对其审核把关。院办负责审核行文是否需要，内容是否符合行政公文草拟的要求，是否符合学院的决议、规定。文稿如需作较大修改，要与拟稿部门协商或请其修改。文稿若修改较多、较乱，应由拟稿部门誊清。院办负责人审核之后，即可送至分管院领导审核签字。
办理文件必须坚持“先核后签”。学院各类正式公文必须经审核完毕确认无误后再请主管院领导签发，不得先签发再核稿。
第十六条 公文须经院主管领导签发。院主管领导签发文件时应批注定稿及是否同意印发的意见(如“发”、“同意发”等)，并签注完整的姓名和年月日。当主管院领导外出，而文件的印发又有严格的时间限制时，可根据主管院领导的授权由其他分管院领导代签，代签应标注“代”或“代签”等字样。由院领导签发后的文稿即转为定稿，已具备正式文件的效用，不经签发人同意，任何人不得再对其内容进行修改。
第十七条 公文正式印制前，院办应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第十八条 文稿签发后，应及时送文印室印刷。印制急件按要求时间完成，一般件原则上3日内完成。有密级的公文应指定专人负责印制，及时销毁原对稿并清除计算机硬盘上的资料。
第十九条 分发公文应填写发文单，发文签收完成后，随发文登记本存查。重要公文应挂号邮寄或专人递送。有密级的公文应通过机要渠道传递。
第六章 收文办理
第二十条 收文办理包括签收、登记、拟办、分发、传阅、承办、催办等程序。
(一) 签收公文应逐件清点，急件应注明签收时间。上级机关发给学院但直接寄到部门的重要公文，或学院派出参加有关会议的人员带回的重要文件材料，应先送院办，纳入收文办理程序。除写明领导姓名的亲启件外，收文应由院办专门管理公文的人员拆封。
(二) 收文登记应包括日期、编号、发文机关名称、公文字号、公文标题及办理情况。根据需要，增加秘密等级、缓急时限、份数及份号。无标题或标题中未注明公文主题的来文，在登记时应补拟标题以便查询。重要的函电、内刊及有关资料都应登记。
(三) 公文拟办应遵循以下原则：
1．所有上级来文均须送学院党政领导阅知。
2.公文内容涉及政策性、全局性、重大问题的，送院全体领导阅批后送有关部门领导阅办。
3.公文内容涉及某一方面工作重要问题的，送院主要领导和分管领导阅批后送有关部门领导阅办。
4.公文内容涉及某一方面工作一般问题的，送分管领导阅批后送有关部门领导阅办。
5.公文内容属于一般事务性的，送有关部门领导阅办。
6.公文内容涉及两个以上部门办理的，应指明主办部门。
7.紧急公文应当提出办理时限。
8.按规定有关领导必阅的公文，可不再提拟办意见，直接送领导阅批或分发二级收文单位。
(四) 公文传阅应遵循以下原则：
1.一般先送主要领导，后送分管领导，再送其他领导。
2.领导有重要批示或批示内容与拟办意见不同的，在转送有关部门阅办前应送拟办人阅知。
3.部门阅件按拟办意见送阅。部门办件转主办部门阅办，并由主办部门负责组织协办部门阅办。
4.传阅公文由专人负责办理，公文不得在阅文人之间互传。
5.秘密公文应在阅文室阅读。当天未能阅完的，应当送回院办保管。
(五) 公文承办应遵循以下原则：
1.凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应当直接答复来文机关。
2.凡涉及其他部门凯发k8网页登录的业务范围的事项，应当主动会同有关部门协商办理。
3.凡须报院领导审批或者发文的事项，应当提出处理意见或代拟文稿，按有关规定报批或行文。
4.紧急公文按规定时限办结，其他公文一般应在一个工作周内办结。
5.对不属本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应当迅速退回院办并说明理由。
6.公文办结后，应在公文阅办单上注明办理结果并送回院办。
(六) 院办对公文的承办情况应当进行督促检查，对紧急或者重要的公文要及时催办，对一般公文要定期催办，并随时或定期向领导反馈办理情况。
第七章 公文归档
第二十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校档案管理办法》以及学院档案管理的有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条 归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十三条 联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第二十四条 学院负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理(立卷)、归档。
第二十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院综合档案室移交。
第二十六条 拟制、修改和签发的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第二十七条 行政公文由院办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第二十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或院办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第二十九条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经院办负责人批准，可以销毁。
第三十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第三十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第三十六条 本办法由院办公室负责解释。
第三十七条 本办法自公布之日起施行。
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